配車担当をベテラン配送員から事務の方に引き継ぎできました：メーカー

業務内容

レンタル布おしぼりや、コットン不織布・レーヨン不織布の使い切りおしぼりなどを中心に外食産業資材全般の製造、販売を行っています。
自社便の配車と管理をする際に、ODINを活用しています。
車両：4台

導入の背景

もともとは経験のある配送員が実際の配送も行いながら、配車などの事務処理も行っていました。配送の効率化のため、その配送員の方には事務作業ではなく、なるべく現場の作業をしてほしいと思っていたため、配車業務を事務の方に任せることにしました。
そこで林様が配車することになりましたが、配送業務は未経験だったので、配車に一日3時間かかっていて大変でした。最初はGoogleマップなどで場所を調べて、物量を考慮しながら近そうな行き先に順番を付けて配車していました。あとは配送員が混みやすい時間帯を考慮しながら自己判断で行き先の順番を調整し、少し二度手間になっていました。 そこで、 輸送部門の責任者である中村様が誰でも簡単に最適な配車できるように、システムの選定を始めました。

リアルタイムな帰社時間を把握し、宵積み対応がスムーズになった。

配車時点で帰社時間がわかるようになり、ドライバーに無理のない配送ができるようになりました。配送員の到着時間から、各配送先の時間制限を考慮して組める点も便利に感じています。

• 配送状況がリアルタイムで分かり、お客様への対応がスムーズになった。

配送当日も、位置情報を元にリアルタイムな帰社時間や今後の配送先の到着予想時間が分かるのが助かります。
導入前は帰社時間が想定よりも遅い際に、位置情報がわからなかったので、帰社時間が遅い理由もわからなかったです。
また、お客様から「何時に到着するのか」という問い合わせが頻繁に発生しますが、毎回ドライバーに電話して確認していました。

• 帰社後の荷積み準備を効率化できるようになり、残業時間が削減できた。

配送員が何時に帰ってきそうか確認することによって次の日の荷積み準備を効率よく準備することができています。残業時間を削減に繋がっているので助かります。
また、仮に「時間内に帰れない」となった際は、後ろの行先をずらすことでドライバーが時間内に会社に帰れるよう手配できています。
上記をドライバーさんに連絡することなく事務所内で対応できるようになり、スムーズになりました。

急ぎでない内容も共有しやすくなった。

配達員は運転中スマートフォンを触ってはいけませんが、ODINにはメッセージ機能が備わっているので、急ぎじゃない用事などを配送員が運転中でもメッセージを送ることができます。時々商品や伝票を忘れてしまった際にどうするか指示がしやすくなりました。

配車時間が短縮し、より最適な配車を組めるようになった。

システムを使っていなかった頃は一箇所ずつ行き先を調べていたため3時間かかっていた配車が、今は1時間以内で配車できるようになりました。
自動計算でルートを最適化した後、帰社時間や総合的にかかる時間を見て、誰に割り当てたらいいか考えて割り当てなおすことができるようになりました。

エリア分けの効率がよくなり、回れる件数が増えた。

いままでは地域地名でざっくりとルートを分けていましたが、ODINで組むようになって地図上で配送ルートを視覚的に見られるようになったので、ドライバー同士で重複した地域を回ることが少なくなり、時間の削減に繋がりました。

配送先の情報の共有がシステム化できた。

今までは配送先ごとの指示があっても、都度口頭で引き継ぎをしている状態で、データや書類で引き継ぎができていませんでした。
ODINで配送先の詳細をシステム上で共有できるようになり、積み込みなどの細かい指示を記載することで誰でも同じように配送できるようになりました。

個人携帯での導入にあたってドライバーからの反対

ドライバーの個人のスマートフォンを使ってODINのアプリを利用していますが、スマートフォンの通信料に関しても毎月手当として支給することで、納得してもらえました。
位置情報の取得に関しても、業務時間内であれば特に反対はありませんでした。
アプリの使い方に関しても不満は出ていません。
また、システムを導入する前は時間をかけて個人でルートを作成していたのが、今は時間をかけなくてよくなったという意見もあります。

今後の運用

現在手書きで日報を作成していて、何km走ったか。何時から何時までどこを走っていたか、納品の時に何かあったかを紙に記載しています。

今後はODINを使って電子日報化できたらいいと思います。