すまいるケア様

 

導入の背景

介護タクシー業務では、他県や遠方にある病院への移動のご依頼も多く頂きます。
そのような場合、ODINのようなアプリがあればドライバーの配車を効率化できるのではと考えました。
また、介護の仕事は急な依頼や変更もあります。そんなときは業務内容に対応できるスタッフの位置情報やスケジュールを事務局で把握し適切な指示を送り対応できないかなと考えました。

導入の決め手

3製品の動態管理を比較して導入を決めましたが、コストの面でよいのでODINを選択しました。

どのような業務で使っているか

最初はなかなか慣れずに、ODINのサポートに何度も電話をしていました。慣れてきてからは、どのような使い方をしたら自分たちの業務に合うのか考え、使い方を工夫していきましたね。最初は2,3台でしたが、業務拡大に伴い、現在は11台で使っています。
今は主に、予定表(配送計画)の作成、予定の把握、どこに今誰がいるかをリアルタイムマップで確認、勤怠管理、上位者への報告で日報機能、介護タクシーの給油管理などで利用しています。

導入してからのメリット

ODINを導入してよかったことは、1週間以上先の予定を組め、担当者はODINを見れば予定がわかることですね。キャンセルがあったときに、どの予定かもすぐわかりますし。急ぎの業務があったときに、担当者の誰に空き時間があるかわかるので、即座に予定に組み込むこともできます。

解決した問題

リモートワークがこれでできるようになりました。今、一人完全にテレワークで回ってます。自宅から出発して、それからの記録がODINだけで間に合うんです。
また、介護業界はFaxの使用が多く、紙媒体が主流の業界なんですよ。小さい事業所であっても、月に2000~3000枚カウンターが回って、複合機が2年ももたないんです。
そこを、うちではPCの基本的な操作ができる担当者で、月500枚ですね。ODINで日報などが紙に印刷しなくても確認ができるのでペーパーレス化できています。

ODINのよいところは

・配送計画のコピペ機能… 予定表(配送計画)を作るときに、コピペで作れる機能があるのはよいですよね。このコピペ機能を活用しています。曜日で行くところが大体決まっている職員が多いんですよ。なので、まず以前の予定表をもとにコピー&ペーストで予定表を作り、並び替え機能を使って最終的な予定を作っています。一から予定を作っていた時は、30~40分かかっていましたが、コピペ機能を使えば10分程度で終わります。この業務による残業がなくなりましたね。
・配送計画の並び替え機能… 予定の並び替えの機能は大変気に入っています。デザインもいいですし、ドラッグアンドドロップでできるのは遊び心があっていいですよね。業務用のシステムってなかなかこういうものがないと思います。
・担当者の心情に配慮… 予定に遅れてしまった時など「どうして遅れてしまったの?」などと問い詰めると担当者もイヤだと思うんですよね。そういう時、まずはODINで移動記録を見て、「ここで渋滞だったならしょうがないか…」などと管理者が納得すれば担当者に聞かずにすみます。
・予定表(配送計画)… 予定表の訪問先に電話番号を入れておけば、スマホからワンタップで電話をかけられる機能があり、大変便利です。

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